+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Обязательная регистрация корреспонденции нормотивный акт

Обязательная регистрация корреспонденции нормотивный акт

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую или органы власти. Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Правила регистрации документов в вопросах и ответах

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила Прошивки и Нумерации Документов

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы.

Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных ручных картотек, автоматизированных информационных систем. При всех различиях в технологиях все эти системы регистрации должны основываться на общих правилах. Рассмотрим некоторые из этих правил, акцентируя внимание на наиболее часто встречающихся вопросах и иллюстрируя их примерами из инструкций по делопроизводству различных организаций. Правила регистрации документов устанавливаются в инструкциях по делопроизводству.

Иркутска, утвержденная распоряжением мэра г. Иркутска от Порядок регистрации документов в автоматизированном режиме подробно регламентируется в документации автоматизированных информационных систем.

Наиболее распространенной является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.

Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях. В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни.

Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. В инструкции по делопроизводству организации приводится примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе делопроизводства. Этот перечень включает информационные материалы, присланные для сведения; периодические издания; поздравительные письма и телеграммы; каталоги, прейскуранты и т.

Единого перечня документов, не регистрируемых в службе делопроизводства, в законодательстве не предусмотрено. В качестве примера приведем следующие перечни указанных документов. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, заявки, графики, учебные программы, планы, нормы расходов материалов, бухгалтерские документы.

Следует отметить, что служба делопроизводства может не регистрировать документы и по другим основаниям, например если нарушены правила оформления документов.

Регистрация документа предполагает присвоение ему регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней. В инструкциях по делопроизводству различных организаций количество и названия указанных групп документов может варьироваться. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждена приказом Минкультуры России от Инструкцией о порядке регистрации документов в администрации города Иркутска утверждена распоряжением мэра города Иркутска от В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Омска утверждена постановлением Мэра города Омска от В регламентах и инструкциях по делопроизводству органов государственной власти и органов местного самоуправления наблюдаются некоторые терминологические различия при описании документов, фиксирующих управленческие решения.

Эти документы могут обозначаться и как правовые акты нормативные правовые акты , и как распорядительные документы. Следовательно, нет единства и в названиях разделов, посвященных регистрации этих документов. Вместе с тем существуют общие требования описания таких документов.

Рассмотрим некоторые из них. Регистрация осуществляется по группам распорядительных документов например, по постановлениям, распоряжениям, приказам и т. Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для каждой группы распорядительных документов. Датой указанных документов является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой принятия подписания.

Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике распорядительного документа. Различия наблюдаются в принятых системах нумерации распорядительных документов. Так, распоряжениям главы администрации города Саратова присваиваются порядковые регистрационные номера: по основной деятельности — с буквой "р" например, р , по личному составу — с буквами "лс" например, лс. Постановлениям главы муниципального образования город Краснодар присваивается номер без индекса, распоряжениям — номер с индексом "-р", распоряжениям по личному составу — номер с индексом "-рл", распоряжениям о командировании работников — номер с индексом "-рк".

Развернутая система аббревиатур, дополняющих порядковые регистрационные номера распорядительных документов, закреплена в Регламенте Правительства Москвы утверждена постановлением Правительства Москвы от Распорядительные документы имеют следующие обозначения:.

Следует отметить, что буквенные индексы используются не только в регистрационных номерах распорядительных документов. Так, договорам, подписанным Правительством Хакасии, присваивается порядковый номер с индексом "д" или "дх", если договор носит хозяйственный характер Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия, утвержденная постановлением Правительства Республики Хакасия от На документах, составленных совместно несколькими органами должностными лицами , указывается единая дата самая поздняя и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе слева направо.

Например, распоряжение Мэра Москвы, принятое совместно с Губернатором Московской области, от В Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар утверждена постановлением главы муниципального образования город Краснодар от Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса и порядкового номера решения в пределах вопроса. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с электронной поисковой системой, принятой в администрации города.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Для ответа на этот вопрос можно привести положения, закрепленные в Инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа утверждена постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от Документы с пометкой "ДСП" учитываются отдельно от несекретной документации.

В регистрационно-контрольной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП". В какие регистрационные формы заносятся сведения о документах, передаваемых по факсимильной связи?

Работа с документами, передаваемыми и получаемыми по факсимильной связи, имеет свои особенности. Например, в Инструкции по работе с документами в администрации города Саратова утверждена постановлением главы администрации города Саратова от Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале установленной формы без проставления штампа регистрации.

Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии — в секторе служебной корреспонденции. Поступившие факсограммы передаются в сектор служебной корреспонденции для регистрации с проставлением регистрационного штампа и заполнением регистрационной карточки, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные — немедленно. В Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области утверждена распоряжением Губернатора Московской области от Подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям под расписку с отметкой о времени отправки или подшиваются в дело.

Поступившие факсограммы регистрируются в журнале без проставления регистрационного штампа, доставляются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные — немедленно. В Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Астраханской области утверждена постановлением Губернатора Астраханской области от Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно. Факсограммы на имя Губернатора, вице-губернатора — председателя Правительства, заместителя председателя Правительства передаются в отдел служебной корреспонденции канцелярию управления делопроизводства администрации.

При необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее при получении снимается ксерокопия, которая регистрируется и в последующем помещается в дело. В Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области утверждена распоряжением администрации Брянской области от В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Губернатора Астраханской области утверждена постановлением Губернатора Астраханской области от Служебные документы, принятые на имя Губернатора, вице-губернатора — председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, распечатываются на бумажных носителях и сдаются в отдел служебной корреспонденции канцелярию управления делопроизводства администрации для регистрации и дальнейшего прохождения.

После отправки документа электронной почтой исполнитель представляет оригинал документа с отметкой об отправке электронной почтой в отдел служебной корреспонденции канцелярию управления делопроизводства администрации для направления в соответствующий секретариат.

В Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска утверждена постановлением Мэра города Омска от Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно должны иметь оригинал исходящего документа, на который распространяются все положения Инструкции по делопроизводству.

Документ отправляется по ЭП в течение двух часов с момента его получения от отправителя. При необходимости осуществляется параллельная досылка документа на бумажном носителе.

На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма.

Для входящей почты обязательны регистрация времени и фамилия сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается управляющему делами, визируется им и поступает в сектор по работе со служебной документацией Общего отдела, для регистрации и передачи адресату.

Информация должна иметь служебные отметки и содержать:. При большом объеме входящая информация статьи, брошюры, положения, выступления и другие документы, поступающие в рамках информационного обмена представляется адресату в электронном виде.

Телефонограммы подлежат регистрации. При использовании в организации традиционной системы регистрации документов сведения о полученных и отправленных телефонограммах фиксируются в журналах. В качестве примеров можно привести формы журналов, закрепленные в Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска утверждена постановлением Мэра города Омска от Чуковенков, канд.

Вопросы можно задать бесплатно 3 марта с Постановление Правительства РФ от Где устанавливаются правила регистрации документов? Какие подразделения проводят регистрацию документов? Когда регистрируются документы? Нужно ли указывать время получения отправки документов? Какие документы не регистрируются в службе делопроизводства? Извлечение из Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка утверждена распоряжением главы города Липецка от Телеграммы и письма с просьбой о продлении отпуска или командировки.

Графики, наряды, заявки, разнарядки.

Правила регистрации документов Входящие письма: регистрация в соответствии с государственными стандартами Уникальный номер, который присваивается при регистрации входящих документов в делопроизводстве, является одним из обязательных реквизитов, подтверждающих юридическую силу письма. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения.

Предыдущий фрагмент Порядок прохождения, оформления и представления на подпись исходящих и внутренних документов 4. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его печатании, согласовании, визировании, подписании утверждении , регистрации и отправке. Исходящие документы, адресованные органам по труду, социальной защиты населения субъектов Российской Федерации и территориальным органам министерства по вопросам занятости населения, в обязательном порядке визируются в Управлении координации региональных программ и развития территориальных органов. Для предварительного ознакомления и согласования проект документа может быть размножен и направлен всем организациям и лицам, участвующим в его подготовке.

Обработка входящей корреспонденции

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В вопросе отражается правильное понимание делопроизводственной ситуации, поскольку каждая отметка на документе отражает ту или иную операцию с ним. Штамп с отметкой о приеме использовать можно. Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утв. Если речь идет о технологии работы с обращениями граждан, то рекомендуем руководствоваться ч. Обратите внимание на ее п.

Обязательная регистрация корреспонденции нормотивный акт

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:. Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции.

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная.

.

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем.

Регистрация входящих документов

.

Можно на входящем документе ставить штамп «Получено» с датой, но без входящего номера?

.

Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные

.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ян

    Евробляхи ЭТО ПОМОЙКИ

  2. fastsabmingna

    Драсте, Инспектоп Петренко! Нарушаем!

  3. gilili

    Всегда такая уверенность ,что сразу к тебе передаётся.С удовольствием слушаю,потом другим рассказываю

  4. Дементий

    До теми, мені наприклад уже другий місяц як блокують мобільний по обох номерах, люди до мене не можуть додзвонюватися і я з розумінням та терпінням відношусь до порушення моїх громадянських прав, Бо знаю що президент віддав наказ. чого мені ображатися на убогих? Вони й так природою обділені.

© 2018-2020 loved-shop.ru